秘書に求められるスキル

秘書に必要なスキルとはなんでしょう?まっさきに浮かぶのが会議や会合に使用する書類作成スキル、またはビジネスの第一線に定着したメールでのコミュニケーションスキルでしょうか?

 

独りよがりにならない相手が求めている提案ができる書類を作成したり、メールの基本的なルールを知った上でのコミュニケーションができたら完璧ですね。特にメールは、自分の文章の良し悪しや印象で相手との関係がどのような感じになるか決まっていきます。

 

お互いにストレスのないメールでのコミュニケーションが続けられるよう、言葉を使いこなす必要があります。上司の大切な取引先の方との連絡は、メールでは誤解を招きそうな時は電話で直接話すなど工夫した方が良いでしょう。その判断力が求められます。

 

電話対応にもスキルが必要です。尊敬語、謙譲語、丁寧語を使い分けて相手が不愉快にならないさわやかな会話を心がけましょう。秘書の一番の仕事と言えば、上司のスケジュール管理です。記憶力スキルも大切ですが、自分の記憶力に慢心せず何度もチェックし上司の一日がスムーズに送られるよう注意します。

 

ついた上司のいろいろな好みを、それに合わせて出張先のホテルの予約やランチの予約をします。常に新しい情報をキャッチできるようアンテナを張っていると良いでしょう。上司の好みのお店などを発見した時にはさりげなく提案すると喜ばれると思います。

 

また、取引先やお客様など相手がある会合や食事会を予定した時には、相手方の好みを重視し上司と相談しながらお店などを決定すると良いでしょう。上司と相手方がより良い関係を築いていけるか否かも秘書の力量にかかってきます。

 

秘書は、冠婚葬祭時の対応やお見舞いなどの手配もしますので一般常識と上司の気持ちを考え業務を進めなければなりませんね。何事も決して勝手に決定せず、上司の顔をつぶすことのないよう気を配りましょう。

 

上司にとっては縁の下の力持ちでも、誰から見られても恥ずかしくないよう、美しい身なりと立ち振る舞いで魅力的な秘書でありたいですね。