秘書の役割

みなさんは「秘書」という響きからどのような人物像を描かれるでしょうか?テレビから映し出さる政治家の近くにいる議員秘書でしょうか?またはテレビドラマの中の大会社の社長の隣にいる格好の良いスーツとヒールが似合う美人女性秘書でしょうか?

 

どちらも少々敷居の高い、または華やかなイメージがあるかもしれませんね。しかし、実はあなたの身近にも秘書として仕事をされている方がいらっしゃることと思います。

 

ただ、秘書には大変な秘密保持の精神を要求されますので、自分が秘書であることを人に言わず事務職として働いていることにしている方も案外いるかもしれません。

 

秘書という職務は、担当する上司がいて初めて成り立つ仕事です。担当する上司とは、様々です。企業の経営者や役員、政治家、医師、弁護士、などなどです。

 

その上司のタイプや秘書として働く職場、またはその規模などにより、秘書の役割や仕事内容は変わります。上司が秘書に求めていることは、上司自身が仕事をしやすい環境づくりに徹してくれ、上司の周りの人間関係を心地よいものにしてくれることです。

 

上司と秘書はとても密接な関係になりますので、上司のプライベートなことも知る場合もあります。そういう時は秘密保持に最善の注意をはらわなければなりません。それが信頼関係を築く基盤となります。

 

上司が秘書に何でも任せてくれるタイプの人であれば仕事の量も増えます。上司の部屋の掃除や花の配置決め、ランチの手配、取引先との会合の手配、出張のチケットの手配、言い出したらきりがありません。上司の好みを正確に知る必要があります。

 

あまりこだわりのない上司ですと割と楽かもしれません。こだわりのある上司の場合大変ですがやりがいがありますね。中には秘書にあまり多くのことを求めない上司もいます。

 

取引先の方とのスケジュール管理だけを完璧にしてほしいと言われ、上司自身のことより、取引先の方の好み、さらにこのお店にはこのお客様と何回行ったなど、入念にチェックして会合のお店の予約をしたりする秘書もいます。

 

秘書は上司のポリシーに従い忠実に働くという、重要な役割を担っています。