秘書の心構え

秘書の心構えとしてどうしても身につけたいのがビジネスマナーです。もちろんビジネスマナーは秘書という職業でなくても、社会人として必須となります。秘書はその中でも、完璧に近いものを求められます。

 

ビジネスマナーとは、敬語、尊敬語、謙譲語の正しい使い方、ビジネス文書の書き方から始まり習得すべきものは多岐にわたります。

 

例えば、時々、上司が出先から会社に戻って来た時に、「ご苦労様です。」という部下がいます。最近は容認されてきていますが、本当は避けたい言葉ですね。
ご苦労という言葉は目上の方に対しては失礼に当たるからです。

 

他にもたくさん気をつけなければならない言葉遣いがあります。秘書は自然と他の社員のお手本となる場合があります。そんな時正々堂々と振る舞えるよう、正しいビジネスマナーを身につけましょう。それこそが秘書の心構えの一つだと思います。

 

秘書の心構えとして、もう一つ大切なことがあります。それは、秘書は上司の縁の下の力持ちになる覚悟をするということです。いつの場合でも上司はより良い環境でより良い仕事に集中したいと思っています。それが叶うよう、秘書は心を込めたサポートをしましょう。

 

事務的なスキルは一度手にしたものは逃げては行きません。ほどんどの企業は、エクセル、ワード、パワーポイントを駆使できる方を必要とします。この条件をクリアするのはそんなに難しくないのですが、本当に試されるのはコミュニケーション能力です。

 

上司が何をどこまで望んでいるか?を察知し判断する能力と実践する力が必要になります。私は以前ある会社の取締役役員の秘書を担当していましたが、その上司の好み、癖、長所、短所などを知るまでには半年はかかりました。どんなに些細なことでもメモにとり覚えていきました。

 

そして秘密保持にも最善の注意を払い上司の人間関係が友好なものになるよう気を配りました。信頼関係が築いていけるよう、そして上司にとって心地よい職場になるよう秘書は縁の下の力持ちでいなければなりません。