秘書の1日のスケジュール

秘書という仕事は、秘書を必要とする上司がいて初めて成り立つ職業です。議員秘書は、国会議員に必要とされて、公設秘書、私設秘書などになることができます。

 

一般企業でも多忙な上司には秘書が必要となり、秘書は上司の縁の下の力持ち的存在として活躍をします。秘書の1日のスケジュールは、ついた上司によってかなり変わってきます。

 

例えば、2人の女性が同じ時期に秘書検定を取得して就職活動をして、同じ大企業の上司の秘書として採用されたとしても、どんなタイプの上司の秘書になるかでスケジュールは変わってきます。

 

議員秘書と違い、企業では一人の上司につく秘書は一人というのが一般的です。私も以前ある会社の取締役員の秘書をしていました。同僚の秘書とは入社時期もお給料も同じでしたが、仕事の内容が違うなあと思っていました。

 

今回は私の経験談と同僚の経験を織り交ぜ、平均的な秘書の1日のスケジュールを紹介したいと思います。

 

朝8時30分までに出社。上司の部屋の掃除。1週間に1度は部屋のお花を変える。9時に出社した上司と挨拶を交わしコーヒーを出す。昨日の上司が帰宅されてからの事を必要に応じて報告する。

 

また、今日1日の上司のスケジュールを確認する。9時半〜午前中は、来客と電話の応対、E-Mailのチェックと返信などをして過ごす。上司にランチの手配を依頼された場合は買い物に出る。

 

12時〜13時はお昼休み。時々ランチを兼ねてのお客様との会合に同行する。その場合、13時〜14時は一人で休憩を取ることが出来る。午後からは、主に会議用の書類作成、名刺や備品のチェックなどをする。

 

上司に依頼されれば、お客様との夕食のお店を予約したり、出張を予定した場合チケットの手配などをする。その間必要に応じて上司にお茶を出す。17時に上司が帰宅。17時30分までは後片付けをして退社。

 

以上、このような感じで1日が終わります。私の上司はわりと気の利く方で、名刺などの備品が切れてきたらいつもその旨を教えてくれました。お茶なども自分で入れて勝手に飲みたいというタイプでしたのでセルフで飲んで頂いていました。

 

同僚の上司は全て秘書にお任せで少々大変そうでした。しかし、その上司は自宅の庭に咲いた綺麗な花を会社に持って来ては自分で飾り、秘書にも持って帰るようたびたび頂いていたそうです。上司の個性をよく理解し、仕事に集中できるようサポートするのが秘書の役目ですね。