秘書の仕事内容

秘書という仕事は、秘書を必要としてくれる企業、上司がいて初めて成り立つ仕事です。また、その企業、上司のタイプにより仕事内容が変わります。

 

議員秘書である公設秘書、私設秘書には、政治資金集めなどの特殊な仕事内容がありますが、ここでは、平均した一般的な秘書の業務内容についてお話ししましょう。

 

上司は、本来の上司の仕事、医師なら患者の治療、大学教授なら講義、論文作成、企業の経営者なら会社のマネジメントなどに集中できるよう、それ以外の業務を秘書に求めます。

 

一番肝心なのは上司のスケジュール管理です。その日一日のスケジュールを滞りなく遂行できるよう補佐をします。一日のスケジュールだけでなく、1週間、1ヵ月、一年を通したスケジュールも管理し上司のもつ目標やポリシーに従い業務を行います。

 

上司のスケジュールの中でも一番気を張る仕事は、取引先との約束です。ミーティング、ランチ、夜の会合などお客様との時間は様々ですが、決して間違う事のないよう確認しながら行います。取引先の秘書とも誠実に話が出来る間柄になれると良いですね。

 

ただ、ここで気をつけたいのが秘密保持です。必要のない情報や上司のプライベートのことなどは、一切口にしてはいけません。上司が取引先と友好な関係が築いていけるよう努めなければなりません。

 

そういう最善の注意を払うことで、上司と秘書との信頼関係もますます深くなります。会合の食事の場所を決めるために相手の方の好みをそれとなく聞いてお店を予約をしたり、目新しい好みのお店を発見した時には、あらかじめプライベートで試しに行ってみて雰囲気をみて決めたりします。

 

そういう気遣いが出来たら完璧ですね。他に、上司自身のランチの手配、出張時のホテル、チケットの手配、会合、会議用の書類作成、電話対応、来客時のお茶出し、更には上司の部屋の掃除やゴミだしなどなど、仕事内容にはきりがありません。ついた上司が秘書にどこまで求めるかで仕事の量は変わってきます。